Stamp a continuous, sequential Bates number (e.g. ABC‑000001) across one or many PDF documents — the industry standard for legal discovery, court exhibits, government files and insurance claim paperwork. Everything runs privately in your browser: your files are never uploaded.
📤 Drag PDF files here or click to choose (multiple files, numbered in order)
One unbroken sequence flows from the last page of one file straight into the first page of the next — true Bates behaviour across an entire document set.
Build labels like SMITH‑v‑JONES‑000123‑EX with any prefix, suffix and zero‑padding you need for your matter or case number.
Drop the stamp in any of nine anchor points with adjustable margin, so it never collides with existing headers, footers or page numbers.
Choose any stamp colour, set opacity, and optionally draw a subtle background box so the number stays legible on dark scans.
Number every page, only the first or last page of each file, or just odd/even pages — ideal for cover sheets and duplex sets.
Download a tidy ZIP, individual stamped files, or merge everything into one continuously‑numbered combined PDF.
See exactly where the number lands on your real first page before you commit — position, colour, size and box update instantly.
All processing happens locally with pdf‑lib. No file ever leaves your device — no uploads, no servers, no signup.
Bates numbering — also called Bates stamping or Bates labeling — is the practice of applying a unique, sequential identifier to every page of a document set so that each page can be referenced unambiguously. The name comes from the Bates Manufacturing Company, whose self‑incrementing hand stamp made the technique standard in American legal practice more than a century ago. Today Bates numbers are indispensable in litigation, discovery, e‑filing, corporate compliance, government record‑keeping, tenders, audits and insurance claim processing. When a lawyer says "please turn to ABC‑004512", everyone in the room knows exactly which page is meant, regardless of how the documents were later reorganised. This ApneSoftware tool brings that professional workflow to your browser, free of charge and free of servers.
The defining feature of Bates numbering is continuity across files. If your first PDF has 40 pages and your second has 25, the second file must begin at page 41 of the sequence, not restart at one. Our tool handles this automatically: it keeps a running counter that carries from the last page of one document into the first page of the next, in the exact order you arrange your files. You can drag files to reorder them, move any file up or down, or remove one entirely before stamping — the counter always follows the visible order. If instead you prefer each document to carry its own independent series, a single checkbox restarts the count at the beginning of every file, which is useful for exhibit bundles where each exhibit is numbered in isolation.
Every part of the label is under your control. The prefix typically encodes the matter, party or producing entity (for example SMITH‑, RGHS‑ or DEF‑), while the optional suffix can carry a year, batch code or confidentiality tag. The digit padding setting guarantees a fixed width — six digits render "1" as 000001 — so that labels sort correctly in file managers and databases and never break alignment. A configurable increment step lets you skip numbers if your numbering convention leaves gaps between documents, and the starting number lets you continue a sequence that began in an earlier production. Together these controls reproduce virtually any Bates scheme a court, regulator or client might require.
Placement matters just as much as the number itself. Bates stamps traditionally sit in the bottom‑right corner, clear of the text body, and that is our default — but you may choose any of nine anchor positions and dial in the exact margin so the stamp never overlaps existing page numbers, headers, footers or signatures. You can set the font size, pick any colour (the classic legal red is preset), adjust opacity, and optionally place a soft background box behind the text so the number remains readable even over dark scans or busy artwork. A live preview renders your genuine first page with the stamp in place, so there is never any guesswork about how the finished document will look.
Because different workflows need different deliverables, the tool offers three output modes. "ZIP archive" bundles every stamped file into a single download, preserving original filenames with a ‑bates suffix. "Separate files" downloads each stamped PDF individually. "One combined PDF" merges the entire set into a single continuously‑numbered document — perfect for a court bundle or a client‑ready production. Page scoping options let you stamp every page, only the first or last page of each file, or just odd or even pages, covering cover‑sheet numbering and duplex printing conventions.
Above all, this tool is private by design. It uses the open‑source pdf‑lib library to read and rewrite your PDFs entirely inside your browser tab. Nothing is uploaded, nothing is stored on a server, and no account is required. That means confidential discovery material, sealed government records and sensitive claim files never leave your computer — a critical assurance when the documents you are numbering are, by their nature, exactly the ones that must stay confidential. You can even use the tool offline once the page has loaded. Whether you are a paralegal preparing a production, a solo practitioner assembling exhibits, a records clerk in a government office, or a claims examiner organising a bundle, Bates numbering that once required expensive desktop software is now a few clicks away.
A few practical tips make Bates numbering go smoothly. First, always finalise the order and completeness of your document set before you stamp: because the sequence is permanent and is cited by others, inserting a page later can force a costly re‑production, so it pays to confirm nothing is missing first. Second, agree the prefix convention with the other parties early — many courts and opposing counsel expect a party‑specific prefix so that every page can be traced to its producer at a glance. Third, keep the stamp clear of the content area; the default bottom‑right corner with a comfortable margin is the safest choice, and the live preview lets you confirm it does not clip signatures, exhibit stickers or existing folios. Finally, retain an un‑stamped master copy of every original alongside the numbered production, so you always have a clean source if the numbering scheme ever needs to change. Following these habits turns a fiddly manual chore into a repeatable, defensible process that stands up to scrutiny in court, in an audit, or in front of a regulator.
Bates numbering — जिसे Bates stamping या Bates labeling भी कहते हैं — एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें डॉक्यूमेंट सेट के हर पेज पर एक यूनिक, क्रमवार नंबर लगाया जाता है, ताकि हर पेज को बिना किसी भ्रम के संदर्भित किया जा सके। इसका नाम Bates Manufacturing Company से आया है, जिसकी अपने‑आप बढ़ने वाली हैंड स्टैंप ने सौ साल से भी पहले इस तकनीक को अमेरिकी कानूनी व्यवहार में मानक बना दिया था। आज Bates नंबरिंग मुकदमेबाज़ी, discovery, ई‑फाइलिंग, कॉर्पोरेट अनुपालन, सरकारी रिकॉर्ड, टेंडर, ऑडिट और बीमा क्लेम प्रोसेसिंग में बेहद ज़रूरी है। जब कोई वकील कहता है "कृपया ABC‑004512 पर जाएं", तो कमरे में मौजूद हर व्यक्ति को ठीक‑ठीक पता होता है कि किस पेज की बात हो रही है — चाहे बाद में डॉक्यूमेंट किसी भी क्रम में क्यों न लगे हों। ApneSoftware का यह टूल उस पेशेवर वर्कफ़्लो को आपके ब्राउज़र में, बिल्कुल मुफ़्त और बिना किसी सर्वर के लाता है।
Bates नंबरिंग की सबसे खास बात है फाइलों के बीच निरंतरता। अगर आपकी पहली PDF में 40 पेज हैं और दूसरी में 25, तो दूसरी फाइल को क्रम के पेज 41 से शुरू होना चाहिए, न कि दोबारा एक से। हमारा टूल यह अपने‑आप संभालता है: यह एक चलता हुआ काउंटर रखता है जो एक डॉक्यूमेंट के आख़िरी पेज से अगले डॉक्यूमेंट के पहले पेज तक जारी रहता है, ठीक उसी क्रम में जिसमें आप फाइलें लगाते हैं। आप फाइलों को ऊपर‑नीचे कर सकते हैं या स्टैंप करने से पहले किसी फाइल को हटा सकते हैं — काउंटर हमेशा दिखने वाले क्रम का पालन करता है। अगर आप चाहते हैं कि हर डॉक्यूमेंट की अपनी अलग सीरीज़ हो, तो एक चेकबॉक्स हर फाइल के शुरू में गिनती दोबारा शुरू कर देता है, जो exhibit बंडलों के लिए उपयोगी है।
लेबल का हर हिस्सा आपके नियंत्रण में है। Prefix आमतौर पर मामले, पक्ष या जारीकर्ता को दर्शाता है (जैसे SMITH‑, RGHS‑ या DEF‑), जबकि वैकल्पिक suffix में साल, बैच कोड या गोपनीयता टैग हो सकता है। Digit padding सेटिंग एक निश्चित चौड़ाई की गारंटी देती है — छह अंक "1" को 000001 बना देते हैं — ताकि लेबल फ़ाइल मैनेजर और डेटाबेस में सही ढंग से क्रमबद्ध हों। Increment step से आप नंबर छोड़ सकते हैं, और starting number से आप पहले शुरू हुई सीरीज़ को आगे बढ़ा सकते हैं। ये सभी नियंत्रण मिलकर लगभग हर उस Bates योजना को दोहरा सकते हैं जो कोई अदालत, नियामक या क्लाइंट माँग सकता है।
स्टैंप की जगह भी उतनी ही अहम है। Bates स्टैंप परंपरागत रूप से नीचे‑दाएँ कोने में रहती है, टेक्स्ट से हटकर — और यही हमारा डिफ़ॉल्ट है — पर आप नौ में से कोई भी पोज़िशन चुन सकते हैं और मार्जिन तय कर सकते हैं ताकि स्टैंप मौजूदा पेज नंबर, हेडर, फ़ुटर या हस्ताक्षर से न टकराए। आप फ़ॉन्ट साइज़ सेट कर सकते हैं, कोई भी रंग चुन सकते हैं (क्लासिक लीगल लाल पहले से सेट है), opacity बदल सकते हैं, और वैकल्पिक रूप से टेक्स्ट के पीछे एक हल्का बैकग्राउंड बॉक्स लगा सकते हैं ताकि नंबर गहरे स्कैन पर भी पढ़ने योग्य रहे। एक लाइव प्रीव्यू आपके असली पहले पेज को स्टैंप के साथ दिखाता है।
अलग‑अलग ज़रूरतों के लिए टूल तीन आउटपुट मोड देता है। "ZIP archive" हर स्टैंप की गई फाइल को एक ही डाउनलोड में बंडल कर देता है। "Separate files" हर PDF को अलग‑अलग डाउनलोड करता है। "One combined PDF" पूरे सेट को एक ही लगातार‑नंबर वाले डॉक्यूमेंट में जोड़ देता है — कोर्ट बंडल या क्लाइंट प्रोडक्शन के लिए एकदम सही। Page scoping विकल्प आपको हर पेज, हर फाइल का सिर्फ़ पहला या आख़िरी पेज, या केवल विषम/सम पेज स्टैंप करने देते हैं।
सबसे बढ़कर, यह टूल डिज़ाइन से ही निजी है। यह ओपन‑सोर्स pdf‑lib लाइब्रेरी का उपयोग करके आपकी PDF को पूरी तरह आपके ब्राउज़र टैब के अंदर पढ़ता और दोबारा लिखता है। कुछ भी अपलोड नहीं होता, कुछ भी सर्वर पर सेव नहीं होता, और किसी अकाउंट की ज़रूरत नहीं। इसका मतलब है कि गोपनीय discovery सामग्री, सीलबंद सरकारी रिकॉर्ड और संवेदनशील क्लेम फाइलें कभी आपका कंप्यूटर नहीं छोड़तीं। पेज एक बार लोड होने के बाद आप इसे ऑफ़लाइन भी इस्तेमाल कर सकते हैं। चाहे आप पैरालीगल हों, वकील हों, सरकारी रिकॉर्ड क्लर्क हों या क्लेम जाँचकर्ता — जो Bates नंबरिंग कभी महँगे डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर से होती थी, अब कुछ ही क्लिक दूर है।
कुछ व्यावहारिक सुझाव Bates नंबरिंग को आसान बना देते हैं। पहला, स्टैंप करने से पहले हमेशा अपने डॉक्यूमेंट सेट का क्रम और पूर्णता तय कर लें: चूँकि क्रम स्थायी होता है और दूसरे लोग इसका हवाला देते हैं, बाद में कोई पेज जोड़ने से पूरी नंबरिंग दोबारा करनी पड़ सकती है, इसलिए पहले यह पक्का कर लें कि कुछ भी छूट न रहा हो। दूसरा, prefix कन्वेंशन दूसरे पक्षों के साथ पहले ही तय कर लें — कई अदालतें और विपक्षी वकील पक्ष‑विशिष्ट prefix की अपेक्षा करते हैं ताकि हर पेज को उसके जारीकर्ता तक पहचाना जा सके। तीसरा, स्टैंप को कंटेंट एरिया से दूर रखें; डिफ़ॉल्ट नीचे‑दाएँ कोना उचित मार्जिन के साथ सबसे सुरक्षित है, और लाइव प्रीव्यू से आप पुष्टि कर सकते हैं कि यह हस्ताक्षर या मौजूदा नंबरों को न काटे। आख़िर में, हर मूल दस्तावेज़ की एक बिना‑स्टैंप वाली मास्टर कॉपी ज़रूर रखें, ताकि नंबरिंग योजना बदलने पर आपके पास हमेशा एक साफ़ स्रोत मौजूद रहे।
This tool processes your documents entirely inside your browser using the pdf‑lib library. Your PDF files are never uploaded to any server, never stored, and never transmitted anywhere. No account, email or signup is required. Once the page has loaded you can even disconnect from the internet and continue working. Because confidential legal, government and claim documents are exactly the material that needs Bates numbering, this local‑only design keeps sensitive pages under your sole control at all times.
Works in all modern browsers — Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Brave and Opera — on Windows, macOS, Linux, Android and iOS. It needs only JavaScript and the standard File and Blob APIs, which have been supported for years. On mobile the layout adapts to a single column so you can number documents from a phone or tablet just as easily as from a desktop.
Input: standard PDF files (.pdf), including multi‑page documents and scanned PDFs. You can add many files at once and reorder them freely. Output: stamped PDF files delivered as a ZIP archive, as individual downloads, or as a single combined PDF. Numbers are drawn using an embedded standard font so the stamped labels render identically on any PDF viewer.